HUISHOUDELIJK REGLEMENT. ALGEMENE BEPALINGEN

ARTIKEL 1:
Iedere huurder van een tuin moet lid zijn van de volkstuinvereniging Ons Hofke gevestigd in de gemeente Oude IJsselstreek en moet meerderjarig zijn.
ARTIKEL 2:
1a. De aanvraag voor het kandidaat-lidmaatschap dient schriftelijk bij de tuin beheerder van de vereniging te geschieden.
1b. Bij inschrijving van een nieuw lid wordt er eenmalig een bedrag van € 5,00 administratiekosten in rekening gebracht.
2a. Zij die zich voor het lidmaatschap hebben opgegeven worden op een wachtlijst geplaatst.
ARTIKEL 3:
1a. Aan een kandidaat lid wordt een exemplaar van het huishoudelijk reglement verstrekt.
1b. Indien een kandidaat het lidmaatschap aanvaardt dan gaat deze akkoord met de statuten en het huishoudelijk reglement.
2a. Kandidaat leden worden door het bestuur op een wachtlijst geplaatst. De volgorde wordt bepaald door de datum van binnenkomst van de aanmelding. Zij worden in die volgorde opgeroepen bij het vrijkomen van tuinen. Een kandidaat lid heeft in overleg met het bestuur het recht om maximaal 2 keer van de aangeboden tuinen af te zien, zonder dat dit consequenties heeft ten aanzien van de stand op de wachtlijst. Het bestuur beslist bij een derde weigering over het al of niet handhaven van het betreffende kandidaat lid op de wachtlijst.
2b. Wanneer er een tuin vrij komt op een van de complexen hebben de leden de eerste optie op deze tuin. Zij gaan hier bij voor op een nieuw lid. Dit geldt alleen als het lid wil ruilen van tuinnummer, niet ter uitbreiding van zijn of haar tuin. De vrije tuin wordt gemeld via email en het informatie kastje op de complexen. Ieder lid heeft 4 weken om te reageren op het vrijgekomen stuk. Na deze periode gaat lid 2a in werking.
3a. Een lid dient bij toetreding de vereniging te voorzien van volledige contactgegevens welke nodig zijn voor een juiste communicatie tussen de vereniging en het lid. De vereiste zijn:
1. Een werkend email adres.
2. Telefoonnummer.
3. Volledige adres gegevens.
ARTIKEL 4:
1. Het kandidaat lid dat een volkstuin heeft toegewezen gekregen betaalt aan de vereniging de reglementair en door besluiten van de ledenvergadering vastgestelde bedragen.
ARTIKEL 5: (Leden)
1. Ieder lid heeft de vrije beschikking over de hem/haar in gebruik gegeven tuin, doch is verplicht zijn/haar tuin van de aanvang af in goede toestand te brengen en te houden. Tevens is hij/zij verplicht op zijn/haar tuin ziektes en ongedierte te bestrijden. Bovendien dient hij/zij het pad dat grenst aan zijn/haar tuin schoon te houden.
2. Ieder lid is verplicht schriftelijk toestemming te vragen bij het bestuur om zijn tuin samen te mogen doen met een derde (huisgenoten uitgezonderd). De toestemming wordt telkens maar voor 1 jaar gegeven en dient ieder jaar opnieuw te worden aangevraagd. Men dient naam en adres van de derde te vermelden, zodat bij een langdurig samengaan naar een andere oplossing kan worden gezocht.
3. Overeenkomstig de doelstelling van de vereniging dienen de tuin en de opstelling op de tuin het lid en zijn gezinsleden; het uitoefenen van beroepsmatige handelingen is derhalve niet toegestaan. De opstallen dienen de hoogte in acht te nemen die in het contract met de grondeigenaar is opgenomen.
4. leder lid wordt geacht de bepalingen van de statuten en de reglementen, alsmede de overige vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels te kennen.
5. De leden zijn verplicht de statuten en reglementen, alsmede de besluiten van de algemene vergadering, ook al waren zij niet vertegenwoordigd, stipt op te volgen en zijn te dien opzichte volledig aansprakelijk voor de gedragingen van hun gezinsleden en hun bezoekers.
6. Eigendommen van de vereniging dienen op de eerste aanvraag van het bestuur te worden ingeleverd.
7. Leden zijn verplicht de hun in gebruik aangewezen tuin vrij te houden van wortelonkruiden* en verboden soorten**. Het lid dient te voorkomen dat gewassen op het gehuurde stuk overlast of gevaar veroorzaken. Wortelonkruiden moeten verwijderd worden. In samenwerking met het bestuur bespreekt het lid een plan van aanpak. Dit wordt vastgelegd in een overeenkomst tussen lid en bestuur.** Met verboden soorten worden de soorten bedoeld die op de Unielijst staan van
de NVWA of door hen als risico worden bestempeld.
ARTIKEL 6:
1. De leden kunnen zich volgens de geldende regels laten kiezen in het bestuur of in een der commissies.
2. In de gevormde commissies kunnen echtgeno(ot)te of gezinslid van een lid gekozen worden, echter met uitzondering van de kascommissie of een volgens artikel 40(HHR) samen te stellen geschillencommissie.
ARTIKEL 7:
1. De periodieke vergoeding wegens gebruik van een volkstuin loopt gelijk met het verenigingsjaar zoals gemeld in artikel 11 van de statuten (van 1 januari tot en met 31 december).
2. De betaling van de periodieke vergoeding wegens gebruik van een volkstuin, de contributie en andere jaarlijkse vergoedingen moeten uiterlijk 1 mei van het betreffende verenigingsjaar, in het bezit zijn van de penningmeester, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen met het bestuur.
ARTIKEL 8: (Einde lidmaatschap)
1. Het lidmaatschap eindigt ingevolge het gestelde in artikel 8 van de statuten.
2. Bij beëindiging van het lidmaatschap kan het lid gehouden worden de tijdens het lidmaatschap in gebruik gegeven tuin als overeengekomen op het overdrachtsformulier op te leveren.
3. Ontzetting, ingevolge artikel 8 lid 6 en 7 van de statuten, kan worden uitgesproken door het bestuur indien het lid:
a. Niet binnen de gestelde termijn na schriftelijk ingebreke stelling aan zijn verplichtingen voldoet.
b. Bij herhaling ingevolge statuten, reglement of besluiten van de vereniging in gebreke moet worden gesteld.
c. Zich schuldig maakt aan wangedrag, waaronder mede is te verstaan elke gedraging of handeling die de goede gang van zaken en van het vriendschappelijk verkeer tussen de leden onderling verstoort of het aanzien van de vereniging schaadt.
4. Lid 3 van dit artikel zal niet worden toegepast alvorens het betrokken lid tenminste 2 maal schriftelijk is gewaarschuwd en hij niet binnen 14 dagen na dagtekening van de laatste waarschuwing daaraan gevolg heeft gegeven. De tweede waarschuwing wordt hem aangetekend verzonden.
5. Indien de ledenvergadering ingevolge artikel 8 lid 7 van de statuten besluit tot verwerping van de ontzetting, dan wordt hierdoor tevens de schorsing opgeheven en het betreffende lid in zijn rechten hersteld.
6. Handhaaft de vergadering het besluit tot ontzetting dan brengt het bestuur dit besluit uiterlijk 10 dagen na de vergadering per aangetekend schrijven ter kennis van de betrokkene.
7. Door het bestuur zal binnen 7 dagen na verzending van het in artikel 8 lid 6 (HHR) bedoelde schrijven, het lid gehouden worden aan het gestelde overdrachtsformulier.
ARTIKEL 9:
Uitbetalingen aan het vertrekkend lid of rechtmatige erfgenamen zal uitsluitend plaatsvinden na aftrek van eventuele schulden, nadat een kandidaat lid de desbetreffende volkstuin is toegewezen en hij het bedrag bedoeld in artikel 4 (HHR) aan de vereniging heeft betaald.
ARTIKEL 10:
Bij beëindiging van het lidmaatschap vindt geen terugbetaling van contributie plaats. Terugbetaling van tuin huur, verzekering en overige vooruitbetaalde kosten kan plaats vinden vanaf de datum van verrekening van het komende lid.
ARTIKEL 11:
Een vertrekkend lid, waarvan de tuin is overgedragen aan een kandidaat lid, dient de niet overgedragen eigendommen zo spoedig mogelijk na datum overdracht te verwijderen. Wordt hieraan niet binnen een redelijk termijn aan voldaan zonder dat hieromtrent schriftelijk een andere regeling is overeengekomen, dan vervallen deze aan de vereniging.
ARTIKEL 12: (Bestuur)
1. Het bestuur is belast met de uitvoering van het beleid. Het voert het beheer over alle eigendommen van de vereniging en draagt zorg voor de instandhouding en het onderhoud ervan. Het bestuur stelt regels vast ten aanzien van de uitvoerende taken die zijn toegewezen aan de diverse commissies en ziet toe op de juiste uitvoering van die taken. Het bestuur is voor het gevoerde beleid en beheer en voor de door de commissie uitgevoerde taken verantwoording schuldig aan de ledenvergadering.
2. De bestuursleden hebben het recht van toegang tot alle bijeenkomsten en commissievergaderingen.
ARTIKEL 13:
De voorzitter is woordvoerder namens de vereniging en representeert de vereniging naar buiten. Hij geeft de leiding aan het bestuurswerk en leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen.
ARTIKEL 14:
1. De secretaris is belast met de correspondentie van de vereniging en houdt daarvan afschrift. Van alle in- en uitgaande stukken geeft hij kennis aan het bestuur in vergaderingen (en vooraf aan het dagelijks bestuur).
2. De secretaris is verder belast met:
a. Het bijhouden van de ledenadministratie.
b. Het uitbrengen van een verslag op de jaarlijkse algemene vergadering over het afgelopen jaar met betrekking tot mutaties in het ledenbestand en het gevoerde beleid.
ARTIKEL 15:
De penningmeester is belast met:
a. Het innen van de in artikel 9 van de statuten genoemde geldmiddelen en het verrichten van de betalingen.
b. Het beheren van de gelden en het voeren van de betalingen.
c. Het uitbrengen van een verslag op de jaarlijkse algemene vergadering over het financiële gevoerde beleid van het afgelopen jaar, zoals genoemd in artikel 15 lid 2b van de statuten.
d. Het opstellen van een begroting voor het nieuwe verenigingsjaar, zoals genoemd in artikel 15 lid 2c van de statuten.
ARTIKEL 15a:
De tuinbeheerder is belast met:
a. Houdt toezicht op de kwaliteit van het tuincomplex.
b. Is technische man/vrouw en verantwoordelijke voor de watervoorziening.
c. Communiceert naar het bestuur wanneer tuinen vrij zijn en/of er geïnteresseerden zijn.
d. Is aanspreekpunt het namens bestuur op het tuincomplex.
e. Is contactpersoon voor het tuincomplex naar buiten toe.
ARTIKEL 16:
Het bestuur is gerechtigd het totaal bedrag van de begroting in verband met onvoorziene omstandigheden met 20% te overschrijden.
ARTIKEL 17:
De secretaris en de penningmeester kunnen met instemming van de overige bestuursleden een deel van hun werkzaamheden overdragen aan een ander bestuurs- of commissielid, die voor deze werkzaamheden verantwoording schuldig is aan de desbetreffende functionaris.
ARTIKEL 18:
Een voordracht van kandidaten voor bestuursfuncties zoals bedoeld in artikel 12 lid 6 van de statuten, dient vergezeld te zijn van een bevestiging van instemming van deze kandidaten.
Artikel 19:
Bij voorkeur dienen leden van het dagelijks bestuur ingezetenen te zijn van de gemeente Oude IJsselstreek.
ARTIKEL 20:
Vergaderingen.
1. Naast de algemene ledenvergadering, eventueel aangevraagd door de leden, kent de vereniging:
a. bestuursvergaderingen.
b. commissievergaderingen.
ARTIKEL 21:
1. De jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt gehouden in het eerste halfjaar en bij voorkeur op een maandagavond in de maand februari.
2. De agenda voor deze vergadering dient minstens 7 dagen voor de vergadering bekend te zijn.
3. Voorstellen voor deze vergadering moeten voor 1 januari bij de secretaris ingediend zijn. De ingediende voorstellen worden voorzien van een preadvies van het bestuur en op de agenda geplaatst. Amendementen op zowel bestuurs- als leden voorstellen dienen uiterlijk 3 dagen voor de vergadering binnen te zijn.
4. Algemene ledenvergaderingen als bedoeld in artikel 17 lid 2 en lid 3 van de statuten dienen op een zodanig tijdstip gehouden te worden dat zoveel mogelijk leden deze kunnen bijwonen. De agenda voor deze vergadering dient minstens 7 dagen voor de vergadering bekend is, binnen te zijn.
5. Tijdens (algemene) ledenvergaderingen worden bij een schriftelijke stemming drie leden buiten het bestuur aangewezen voor het openen, lezen en tellen van de stembriefjes. De uitslag wordt door de voorzitter aan de vergadering bekend gemaakt.
6. Van onwaarde zijn stembriefjes welke:
a. blanco zijn;
b. ondertekend zijn;
c. onleesbaar zijn;
d. niet aan het doel waarvoor de stembriefjes zijn uitgereikt voldoen;
7. Indien een lid tijdens een stemming tevens wil stemmen namens een ander lid, dient de schriftelijke machtiging daartoe voor de vergadering aan de voorzitter te zijn overhandigd.
ARTIKEL 22:
Bestuursvergaderingen.
1. Bestuursvergaderingen worden gehouden op voorstel van de voorzitter of op voorstel van twee leden van het bestuur.
2. De oproep ter vergadering dient minstens 3 dagen voor de datum van de vergadering te geschieden.
3. Alle besluiten dienen met een meerderheid van tenminste 3/5 van de uitgebrachte stemmen genomen te worden.
ARTIKEL 23:
1. Commissievergaderingen worden gehouden op voorstel van een of meer leden van de commissie.
2. In de commissie, met uitzondering van de kascommissie en de adviescommissie heeft een bestuurslid zitting voor de coördinatie met het bestuur.
3. Commissievergaderingen worden geleid door een uit de commissie gekozen voorzitter.
ARTIKEL 24:
De voorzitter geeft op vergaderingen of bijeenkomsten het woord en ontneemt dit, indien dit buiten de goede orde gaat. Hij heeft het recht de debatten te sluiten indien hij van mening is dat de vergadering voldoende is ingelicht. Hij is gerechtigd eenieder die de orde verstoort het verder bijwonen van de vergadering te ontzeggen. Hij kan een vergadering schorsen en/of na overleg met de bestuursleden deze verdagen.
ARTIKEL 25:
Voor een goede bewindvoering wordt desgewenst een tuinreglement vastgesteld.
ARTIKEL 26:
Ter uitvoering van onder meer artikel 25 (HHR) kan worden gekozen:
a. een controlecommissie.
b. een in- en verkoopcommissie.
c. een taxatie- en technische commissie.
d. een adviescommissie.
ARTIKEL 27:
Voor de taak- en functieomschrijving van in artikel 26 (HHR) genoemde functionarissen wordt verwezen naar de afzonderlijke daarvoor bepaalde regelingen.
ARTIKEL 28:
1. Elke commissie bestaat uit tenminste twee en ten hoogste zeven leden.
2. De verkiezing geschiedt uit een schriftelijke voordracht van het bestuur en/of tenminste drie leden, welke uiterlijk zeven dagen voor de vergadering waar de verkiezing aan de orde wordt gesteld, aan de leden moet worden bekend gemaakt.
ARTIKEL 29:
1. De in artikel 26 (HHR) genoemde functionarissen worden benoemd voor een periode van twee jaar en zijn terstond herkiesbaar.
2. Zij treden af volgens een door het bestuur op te stellen rooster.
ARTIKEL 30:
1. Indien naar de mening van het bestuur de in artikel 26 (HHR) genoemde functionarissen hun taak niet of niet in voldoende mate uitvoeren is het bestuur gerechtigd hen tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering als zodanig te schorsen.
2. Alvorens dit geschiedt zal het bestuur de betrokkene in de gelegenheid stellen zich in een bestuursvergadering te verantwoorden.
ARTIKEL 31:
1. Bij tussentijdse vacatures van de in artikel 26 (HHR) genoemde functionarissen of bij de ingevolge artikel 30(HHR) besloten schorsing:
a. zijn de functionarissen verplicht de in hun bezit zijnde bescheiden of andere eigendommen van de vereniging binnen 5 dagen over te dragen aan een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid.
b. benoemt het bestuur een nieuwe functionaris die op het rooster van aftreden de plaats van de voorganger inneemt. Dit wordt aan de eerstvolgende ledenvergadering ter bekrachtiging voorgelegd.
ARTIKEL 32:
Evenals de leden van het bestuur hebben de in artikel 26 (HHR) genoemde functionarissen, voor de uitoefening van hun functie, op het eerste verzoek, het recht van toegang tot de tuinen.
ARTIKEL 33:
1. Niet in artikel 26 (HHR) genoemde commissie, ingesteld hetzij door het bestuur, hetzij door de algemene ledenvergadering, worden benoemd voor de duur van de opdracht wanneer deze is voltooid.
2. De duur van de opdracht mag maximaal 12 maanden bedragen.
ARTIKEL 34:
1. De in de statuten bedoelde kascommissie bestaat uit twee leden en een reservelid, welke geen deel uitmaken van het bestuur. Zij worden benoemd voor een periode van twee jaar en zijn niet terstond herkiesbaar. Elk jaar treedt een lid van hen af.
ARTIKEL 35:
Taxatie.
1. Zodra de ingevolge artikel 8 lid 1 t/m 7 van de statuten of artikel 8 lid 7 (HHR) hiertoe aanleiding bestaat, zal het bestuur de taxatie en technische commissie opdracht geven de desbetreffende opstallen en beplanting te taxeren .
2. De taxatie en technische commissie rapporteert aan het bestuur.
ARTIKEL 36:
Alleen die opstallen en andere bouwsels waarvoor het bestuur schriftelijk toestemming heeft verleend worden mee getaxeerd.
ARTIKEL 37:
1. Is het desbetreffende lid tot de datum waarop de taxatie plaatsvindt in gebreke gebleven zijn tuin en/of de daarop aanwezige opstallen te onderhouden, kunnen zonder enige ingebrekestelling de noodzakelijke onderhoudskosten, anders dan die welke reeds bij de taxatie in aanmerking zijn gekomen, op de taxatiewaarde in mindering worden gebracht.
2. Wordt een lid in de gelegenheid gesteld alsnog bedoelde onderhoudswerken binnen een bepaalde tijd te voltooien, dan wordt een toereikend deel van het uit te betalen bedrag als zekerheid gereserveerd.
ARTIKEL 38:
Het desbetreffende lid wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis gesteld van de waarde van de opstallen en beplantingen welke door de taxatie- en technische commissie is vastgesteld.
ARTIKEL 39:
Indien het desbetreffende lid geen genoegen neemt met de taxatiewaarde kan hij binnen 14 dagen na verzenden van de in artikel 38 (HHR) genoemde kennisgeving schriftelijk bezwaar aantekenen. Maakt het lid hiervan gebruik dan is het bestuur verplicht binnen 14 dagen een bijeenkomst te beleggen waarin zal worden getracht om met betrekking tot de geschillen in onderling overleg alsnog overeenkomst te bereiken. Het desbetreffende lid is ter voorbereiding op de genoemde bijeenkomst verplicht om voorafgaande aan dit gesprek een gespecificeerde lijst met geldwaarden van het getaxeerde ter inzage te geven.
ARTIKEL 40:
Mocht in de desbetreffende bijeenkomst geen overeenstemming worden bereikt, dan zal een geschillencommissie worden samengesteld uit ter zake kundige leden van de vereniging die voor 50% door het bestuur en voor 50% door het desbetreffende lid worden benoemd. Als voorzitter treedt een door het bestuur aangewezen persoon op, die geen stemrecht in het geschil heeft.
ARTIKEL 41:
De uitspraak van de geschillencommissie is voor beide partijen bindend en dient door het bestuur binnen 10 dagen aan het desbetreffende lid schriftelijk kenbaar gemaakt te worden.
ARTIKEL 42:
Direct ingaande, nadat het bestuur schriftelijk van de uitspraak in kennis is gesteld, is de geschillencommissie ontbonden.
ARTIKEL 43: (Tuinruil)
Een lid kan een schriftelijk met redenen omkleed verzoek indienen om bij vrijkoming van de tuin daarvoor in aanmerking te komen. Door een lid mag slechts een verzoek worden ingediend. Het bestuur beslist over de toelaatbaarheid van het verzoek. Bij afwijzing van het verzoek staat voor het betrokken lid beroep open op de eerstkomende algemene ledenvergadering.
ARTIKEL 44: (Wijziging reglementen)
1. In het huishoudelijk- en tuinreglement kan geen verandering worden aangebracht dan door het besluit van een algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het reglement zal worden voorgesteld.
2. Een besluit tot wijziging van de reglementen behoeft een meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
ARTIKEL 45:
Een reglementswijziging treedt in werking op de eerste van de maand volgend op de ledenvergadering waarin deze wijziging is goedgekeurd.
ARTIKEL 46:
Het bestuur is gerechtigd tot het opleggen van boetes en/of het bepalen van een termijn waarbinnen tot nagelaten onderhouds- en/of algemene werkzaamheden alsnog dienen te worden uitgevoerd, indien het desbetreffende lid:
a. zonder opgaaf van redenen de hem opgedragen algemene werkzaamheden niet of niet naar behoren uitvoert.
b. de tuin en/of kenbaar gemaakte aanwezige opstallen niet naar behoren onderhoudt.
c. zich niet houdt aan bepalingen van statuten en/of reglementen en/of kenbaar gemaakte bepalingen.
ARTIKEL 47:
Het bestuur, de bestuursleden en de commissieleden zijn in uitoefening van hun functie, niet aansprakelijk voor:
a. schade aan eigendommen van leden of bezoekers.
b. ongevallen of letsel van welke aard ook.
c. diefstal, beschadiging of verlies op enige wijze.

Download het regelement hieronder.

Huishoudelijk reglement 8-2-2022